E-Social no condomínio e como ele pode mudar a rotina administrativa

Anunciado no Diário Oficial da União em 2016, o E-Social no condomínio alterou significativamente a parte administrativa e ainda desperta muitas dúvidas por parte de síndicos. Sua implantação teve início em 2018 e encerrou-se em janeiro de 2019.

Mas do que se trata o E-Social no condomínio? Qual a sua função e por que ele alterou completamente a parte burocrática das questões administrativas de um prédio?

Essas questões serão respondidas logo mais. Continue a leitura.

E-Social no condomínio

O E-Social, também conhecido como Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas, é um sistema simplificador de envio de papelada concernente a questões trabalhistas, previdenciárias e fiscais. Por meio dele, é possível enviar documentos e informações como FGTS, folha de pagamento, admissão de funcionários, avisos prévios e acidentes.

Esse sistema facilitou o processo de envio de tais arquivos e reduziu o número de formulários a ser preenchidos pelos síndicos e administradoras prediais. Foi uma ação visando diminuir a burocracia e agilizar procedimentos do setor.

Mas, se é uma solução digital que facilitou o preenchimento de formulários e o envio de documentos, significa que a rotina administrativa foi alterada sem levantar queixas ou gerar confusão, correto?

Errado.

O que mudou?

Nossa intenção não é tomar partido do E-Social no condomínio. É um programa que realmente facilitou muita coisa no tocante à parte burocrática da administração predial, porém, o que faz muita gente torcer o nariz e acabar ficando no prejuízo foi a redução drástica do prazo de se enviar aos órgãos registradores e fiscalizadores – Ministério do Trabalho, Receita Federal, Caixa Econômica Federal e INSS – a documentação de alguns procedimentos.

Antes da implantação do E-Social no condomínio, a entrega da papelada de funcionários, por exemplo, para a administradora ou para o órgão responsável, podia ser feita até o sétimo dia do mês de contratação do profissional.

Com o E-Social no condomínio, esse envio deve ser feito no mesmo dia de contratação, incorrendo o risco de pagar multas ao enviar depois do prazo, ao enviar informação incorreta ou simplesmente não enviando coisa alguma.

O E-Social no condomínio cria um problema de cultura já instaurada que exige adaptação rápida do síndico, que precisa colaborar com a administradora encaminhando com celeridade a papelada antes do término do prazo.

Isso exige que o síndico tenha maior planejamento e organização com a sua gestão de dados. Se já contar com os serviços de uma administradora, como a ASC Service, a questão do envio e navegação no E-Social no condomínio será facilitada.

A documentação

No E-Social no condomínio, tornou-se indispensável o registro de 15 obrigações fiscais mais as seguintes informações:

• Admissão de funcionários;
• Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT);
• Alteração de dados cadastrais e contratuais;
• Atestado de saúde ocupacional;
• Afastamento temporário;
• Fundo de Garantia de Tempo de Serviço (FGTS);
• Folha de pagamento;
• Relação Anual de Informações Sociais (RAIS).

Considerações finais

Como vimos, o E-Social no condomínio é uma plataforma digital que simplificou o envio de documentação referente ao Ministério do Trabalho, Receita Federal, INSS e Caixa Econômica Federal, reduzindo o número de formulários a ser preenchido e o tempo de envio da papelada.

As informações que antes poderiam ser enviadas em até sete dias, agora, devem ser enviadas no mesmo dia da ocorrência, exigindo que os síndicos se planejem e se organizem para não precisarem pagar multas em caso de atraso.

Uma administradora experiente no segmento predial irá facilitar a gestão das informações e a operacionalidade do sistema. Venha conhecer o trabalho da ASC Service!