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Como fazer um bom controle de visitantes na portaria?

Zelar pela segurança do condomínio é fundamental em todos os processos. E focar na qualidade do controle de visitantes na portaria é muito importante para manter um excelente funcionamento do local, garantindo a satisfação de todos os moradores.

Trata-se de um ponto estratégico em que todas as pessoas passam. Por isso, todo o controle de entrada e saída é observado constantemente, pois gera preocupação aos moradores que estão focados em manter a própria segurança. Separamos boas alternativas para manter um bom controle de visitantes na portaria.

Funcionamento da portaria

Antes de aprofundar o assunto, é importante destacar que o fluxo não é só de pessoas. Os funcionários desta área devem estar atentos ao que é entregue como correspondência, além de manter a atenção em qualquer movimentação estranha presente na garagem. Por isso, é considerada uma rotina exaustiva e que exige muita atenção.

Mas para obter sucesso nesse trabalho, é fundamental investir em tecnologias, aprimorando as ferramentas de segurança para evitar assaltos e outros problemas. Um investimento que vale a pena é a colocação de câmeras de segurança, além de alertas práticos para que um porteiro possa solicitar ajuda ou alertar os moradores sobre algum risco.

É importantíssimo manter um controle rigoroso, principalmente em condomínios que contam com um alto número de pessoas circulando diariamente. Otimizar um processo e pedir, também, a colaboração dos moradores, é vital para que o resultado seja positivo.

Quatro passos para um excelente controle de visitantes na portaria

Registros

A organização dos registros de quem saiu e quem entrou no condomínio é fundamental para consultas posteriores. Por isso, sempre mantenha dados de controle de visitantes na portaria, seja em Excel ou qualquer outra ferramenta de cadastro.

Os dados serão importantes caso você precise contatar o visitante posteriormente, além de ter ciência de dia, horário e espaço visitado pela pessoa.

Autorização

Outro ponto importantíssimo é a autorização de algum morador para a entrada de um visitante. Depois de colher todos os dados da pessoa, é hora de ligar via interfone para o morador e perguntar se a visita está sendo aguardada.

Caso exista alguma falha na comunicação, peça para que o visitante faça contato direto com o morador e peça permissão para acessar o local.

Meios de confirmação

Também é possível realizar este processo de forma online, de acordo com os softwares utilizados pelo condomínio. O morador “agenda” o horário em que o visitante chegará, precisando apenas repassar os dados do indivíduo para que a entrada do mesmo aconteça de forma tranquila.

Também é importante checar qual o motivo da visita, seja para serviço técnico ou qualquer outra finalidade.

Identificação segura

Antes de colocar todos os passos em prática, é necessário investir em uma abordagem segura.

A chegada do visitante à portaria pode oferecer um risco desnecessário, promovendo um embate presencial entre ele e o porteiro. Por isso, o investimento em interfones na entrada dos prédios é ainda mais seguro, pois obriga o indivíduo a se identificar antes mesmo de estar na portaria.

Considerações finais

A ASC Service é especialista em controle de visitantes na portaria, disponibilizando equipes altamente especializadas em rapidez e segurança nos processos. Entre em contato para conhecer todos os benefícios que podemos oferecer para seu condomínio.

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