Em tempos de COVID-19, assembleia digital ou por videoconferência é a melhor solução para fazer as reuniões sem causar aglomeração, um dos atos a se evitar, segundo a Organização Mundial da Saúde, para impedir a propagação do novo vírus em larga escala.
Mesmo que se decidisse reunir apenas pessoas que não fazem parte do grupo de risco, o que também não seria uma boa medida em termos sanitários, pois estas pessoas poderiam transmitir o vírus a seus familiares de grupo de risco, seria inviável em termos administrativo-jurídico, pois todos precisam ter direito de participação e voto garantido.
Portanto, a melhor saída são as ferramentas digitais. Porém, nem todos os condomínios preveem esse tipo de assembleia em seus estatutos e muitos ainda não conhecem as modalidades de reuniões possíveis e o que é possível fazer nelas.
Para complicar a história, a pandemia veio no pior período possível para administradores de condomínio: é no começo de ano que se costuma ter as obrigatórias Assembleias Gerais Ordinárias.
A urgência de prazos, a impossibilidade ou dificuldade de reunião e a falta de familiaridade com ferramentas digitais vêm gerando dúvidas a respeito de assembleia digital ou por videoconferência.
Pensando nesses casos, elaboramos este artigo respondendo às questões básicas sobre o assunto.
O recurso da assembleia digital ou por videoconferência não se trata de uma novidade que surgiu em razão da COVID-19, na verdade, seu uso foi apenas intensificado, pois já existia e vinha sendo usado, mas em menor escala.
A assembleia digital ou por videoconferência usa ferramentas digitais que permitem a conexão remota de pessoas em qualquer lugar que tenha dispositivos conectados à internet em um canal em comum. Esse canal pode ser uma sala virtual de troca de mensagens entre usuários previamente cadastrados e adicionados ou uma plataforma de vídeo.
O uso dessas ferramentas permite que pessoas que não estejam reunidas em um local físico interajam a distância e, dessa forma, tratem dos temas e realizem votações que costumam ser feitas em reuniões presenciais.
Esse tipo de comunicação tem sido frequente em programas jornalísticos que não podem entrevistar presencialmente seus convidados e também por instituições de ensino que não podem reunir seus alunos em sala de aula.
Existem algumas modalidades de assembleia digital ou por videoconferência. Veja a seguir.
É a reunião remota “ao vivo”, isto é, todos os condôminos se conectam aos seus dispositivos de conexão à internet, celular e computador, em data e hora marcada para realizar assembleia digital.
A plataforma de acesso pode ser uma que transmite vídeos, no caso, se realizará uma reunião por videoconferência, ou uma que transmite mensagens, como se fosse um chat.
Nessa modalidade, a assembleia digital ou por videoconferência não precisa contar com a presença de todos no mesmo horário.
Cria-se um ambiente virtual, site ou app, onde as pessoas podem acessar para debater e deliberar até determinado prazo, 24 horas, por exemplo. Funciona como se fosse um fórum de rede social.
Na modalidade híbrida, a assembleia presencial pode ocorrer em paralelo à digital, com debates ao vivo.
Usa-se o conceito da assembleia digital como uma preliminar da assembleia presencial. São definidos, na esfera digital, os assuntos a se debater e votar.
As modalidades de assembleia digital ou por videoconferência podem ser feitas usando o aplicativo interno do condomínio e plataformas de empresas como Zoom e Hangouts.
É necessário constar na Convenção ou Regimento Interno a possibilidade de assembleia digital ou por videoconferência?
Não há necessidade, contudo, não pode haver proibição sobre esse tipo de reunião.
Caso haja, uma assembleia prévia pode derrubar a restrição, mas neste momento de isolamento, o melhor recurso é acionar a assessoria jurídica do condomínio.
Os clientes da ASC Service contam com um aplicativo para auxiliar a comunicação do condomínio pela internet, onde é possível realizar diversas atividades online, como a própria assembleia de condomínio. Saiba mais sobre esse e outros serviços aqui.
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